회의가 많아도 일은 해야 한다, 시간 확보 전략 7

 

회의가 많아도 일은 해야 한다, 시간 확보 전략

직장 생활을 하다 보면 하루 일정이 회의로 가득 차는 날이 있다. 회의가 끝나면 이미 에너지는 소진되어 있고, 정작 해야 할 업무는 손도 못 댄 채 하루가 끝난다. 문제는 회의 자체보다, 회의로 인해 업무 시간이 잘려 나가는 구조다.

회의가 많아질수록 생산성이 떨어지는 이유

회의는 정보를 공유하고 방향을 맞추기 위한 수단이지만, 과도해지면 오히려 업무를 방해한다.

• 회의 준비와 이동으로 집중 흐름이 끊김

• 짧은 회의가 여러 번 반복됨

• 회의 후 정리 시간 부족

이런 구조에서는 깊은 업무 시간이 확보되기 어렵다.

모든 회의가 같은 중요도를 가지지 않는다

회의가 많을수록 구분이 필요하다.

• 꼭 참석해야 하는 회의

• 자료만 확인하면 되는 회의

• 굳이 참석하지 않아도 되는 회의

이 구분 없이 전부 동일하게 대응하면, 하루가 회의에 잠식된다.

회의 전 목적부터 확인하자

회의가 잡혔다면 가장 먼저 확인해야 할 것은 목적이다.

• 결정이 필요한 회의인지

• 단순 공유 회의인지

• 논의만 하고 끝나는 회의인지

목적이 불분명한 회의는 시간 소모로 끝날 가능성이 크다.

회의 시간을 짧게 쓰는 습관

회의는 길수록 좋다는 생각은 오해다. 오히려 시간 제한이 있을 때 집중도가 올라간다.

• 기본 30분 단위로 설정

• 안건 수를 제한

• 결론과 다음 행동 정리

이 기준만 지켜도 회의 효율은 크게 올라간다.

회의 사이에 업무 시간을 지키는 방법

회의와 회의 사이의 자투리 시간은 집중하기 어렵다. 이 시간을 어떻게 쓰느냐가 중요하다.

• 단순 업무 처리

• 메일 정리

• 할 일 정리

깊은 집중이 필요한 업무는 별도의 시간 블록으로 확보해야 한다.

회의 많은 날을 위한 시간 블로킹

회의가 많은 날일수록, 오히려 업무 시간을 미리 예약해두는 것이 필요하다.

• 오전 또는 오후 중 1~2시간 고정

• 메신저 알림 최소화

• 회의 없는 시간대 활용

이 시간을 지키지 않으면 중요한 일은 계속 밀린다.

회의 후 바로 해야 할 일

회의가 끝났다면 바로 다음을 정리해야 한다.

• 결정된 사항

• 본인이 해야 할 액션

• 마감 일정

이 정리가 없으면 회의는 기억에서 사라진다.

정리

회의가 많아도 일은 해야 한다. 중요한 것은 회의를 줄이는 것이 아니라, 회의 속에서도 업무 시간을 지켜내는 구조를 만드는 것이다.

다음 글에서는 하루 일정이 계속 흐트러지는 문제를 해결하기 위해
직장인 일정 관리, 하루가 계획대로 흘러가지 않는 이유를 다룬다.