업무 우선순위가 항상 꼬이는 이유와 해결 방법 2

 

업무 우선순위가 항상 꼬이는 이유와 해결 방법

하루를 시작할 때 분명 할 일을 정리했는데, 막상 퇴근할 때 보면 중요한 일은 그대로 남아 있고 급한 일만 처리한 경우가 많다. 이런 상황이 반복된다면 우선순위를 못 정해서가 아니라, 우선순위를 정하는 기준 자체가 없기 때문이다.

급한 일과 중요한 일은 다르다

업무 우선순위가 꼬이는 가장 큰 이유는 급한 일과 중요한 일을 같은 것으로 취급하기 때문이다. 급한 일은 지금 당장 반응하지 않으면 문제가 생길 수 있지만, 중요한 일은 장기적으로 성과에 영향을 미친다.

많은 직장인들의 하루는 다음과 같이 흘러간다.

• 메신저 알림에 바로 반응

• 상사의 갑작스러운 요청 처리

• 마감이 임박한 업무 위주로 처리

이 과정에서 정작 중요한 일은 계속 미뤄진다.

우선순위는 아침에 정하는 것이 아니다

대부분의 사람들은 출근 후에 우선순위를 정하려고 한다. 하지만 출근 직후에는 이미 메일과 메신저가 업무 흐름을 지배하기 시작한다.

효과적인 방법은 전날 업무를 마치기 전에 다음 날의 우선순위를 정해두는 것이다. 이러면 하루의 기준이 외부 요청이 아니라, 본인의 계획에서 시작된다.

하루에 반드시 끝내야 할 일은 세 개면 충분하다

할 일이 많을수록 전부 하려고 하면 오히려 아무것도 제대로 끝내지 못한다. 하루에 반드시 끝내야 할 핵심 업무는 많아야 세 개가 적당하다.

이 기준을 정할 때는 다음 질문이 도움이 된다.

• 오늘 이 일을 끝내지 않으면 어떤 문제가 생길까?

• 이 일이 내 업무 성과에 직접적인 영향을 줄까?

• 다른 사람이 대신할 수 없는 일인가?

이 질문에 해당하는 일만 핵심 업무로 남긴다.

우선순위가 보이지 않는 이유

우선순위가 흐려지는 또 다른 이유는 모든 업무가 머릿속에 섞여 있기 때문이다. 생각만으로 정리하려 하면 기준이 자꾸 바뀐다.

업무를 종이나 메모 앱에 모두 적어놓고, 다음 세 가지로 나눠보자.

• 오늘 반드시 해야 할 일

• 이번 주 안에 해야 할 일

• 언젠가 해야 할 일

이렇게만 나눠도 머릿속 부담이 크게 줄어든다.

중요한 일은 시간부터 확보해야 한다

중요한 업무는 시간이 남으면 하는 일이 아니라, 시간을 먼저 확보해야 하는 일이다. 하루 중 집중력이 가장 높은 시간대를 파악해 그 시간에 중요한 업무를 배치하는 것이 좋다.

이 시간에는 메신저 알림을 줄이고, 방해 요소를 최소화해야 한다.

우선순위가 흔들릴 때 점검할 기준

하루 중간에 새로운 요청이 들어오면 우선순위가 흔들리기 쉽다. 이때 다음 기준으로 판단해보자.

• 지금 처리하지 않으면 문제가 되는가?

• 내 역할상 반드시 내가 해야 하는가?

• 기존 핵심 업무보다 더 중요한가?

이 질문에 모두 ‘예’가 아니라면, 바로 처리하지 않아도 된다.

정리

업무 우선순위는 능력의 문제가 아니라, 기준의 문제다. 급한 일에 끌려가지 않고 중요한 일을 먼저 처리할 수 있어야 업무 생산성이 올라간다.

다음 글에서는 우선순위를 정해도 자꾸 방해받는 문제를 해결하기 위해
업무 집중력을 무너뜨리는 습관과 환경 정리 방법을 다룬다.